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Consejos para un buen uso de las tarjetas de crédito - [Negocios en Tm] ®

Durante la pandemia, las tarjetas de crédito se convirtieron en una solución para el manejo de gastos corporativos en muchas organizaciones, especialmente para aquellas personas que comenzaron a trabajar de forma remota. Al tener a la mayoría de la fuerza laboral trabajando desde su casa, muchos de los consumos de los empleados comenzaron a pagarse por este medio, lo que también generó la necesidad para las compañías de ejercer un control más preciso sobre el tema. Con las tarjetas de crédito empresariales, las empresas evitan dar anticipos de efectivo a los ejecutivos para gastos de viaje y representación, además que los empleados pueden pagar de allí sus elementos asociados al trabajo. De esta forma, las compañías tienen un mejor control de los gastos corporativos y pueden proteger sus finanzas. Además, les da a las empresas una visibilidad completa de qué se gastó, quién lo hizo, dónde y por qué, generando información y oportunidades para optimizar el gasto. En Colombia, según datos de la Superintendencia Financiera, a cierre del 2021 había 14,5 millones de tarjetas de crédito. En comparación con el 2020, el uso de este medio de pago para compras se incrementó en un 37,4%. De acuerdo con Ángel Morfin, Director General de SAP Concur México y Latinoamérica, las tarjetas de crédito permiten a las organizaciones realizar trámites, transacciones y pagos con mayor agilidad a nivel nacional e internacional, además de generar una relación de empoderamiento y confianza con el empleado. Sin embargo, Morfin destaca que no solo se requiere un control de los medios de pago. También un acompañamiento con políticas de gasto que les permitan a las organizaciones educar y establecer límites y que, de esta forma, exista un doble control de los consumos de los colaboradores. “Entregar una tarjeta al trabajador crea un lazo de confianza entre la compañía y sus colaboradores, aspecto que debe ir de la mano de normas y metodologías que sirvan para la gestión inteligente de esos gastos”. Establezca políticas de gasto. Para que el uso de la tarjeta sea exitoso, la empresa debe incluir un acuerdo para que el empleado haga uso correcto de la tarjeta, en el que sea claro en qué situaciones debe ser utilizada, qué tipos de gasto puede incurrir y la obligatoriedad del comprobante de compra que debe proporcionar por cada uso. Este acuerdo de políticas de uso debe ser firmado por el empleado y debería tener sanciones si se llega a incumplir. Defina cómo se deben usar. La empresa debe establecer limitaciones en cuanto a cada gasto que se relacione a los viáticos u otros gastos generales. Por ejemplo, establecer horas y días de la semana aprobados para su utilización. Es importante revisar dichos límites de forma periódica con el fin de hacer los ajustes pertinentes en caso de que se presenten anomalías. Monitoree el gasto. Es una buena práctica controlar todos los gastos, incluso cuando exista mucha confianza en los empleados. Busque artículos que quizás sean comprados para uso personal o aquellos que las personas estén intentando registrar dos veces en su legalización de gastos. De esta manera, será viable encontrar posibles comportamientos sospechosos y tomar las correctivas necesarias. Exija siempre los recibos. Para llevar un mejor control de los gastos de cada tarjeta es una buena práctica insistir en la entrega de los recibos por todas las compras. Esto no solo le ayuda a la empresa a tener un mayor control de la tarjeta, sino que puede ser soporte al recupe

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